Anlegen externer Elemente

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Betrachten wir folgendes Beispiel:

 

Lehrer Gauss unterrichtet in den beiden Schulen „Handbuch Schule 1“ und „Handbuch Schule 2“. Die beiden Schulen benutzen Untis MultiUser und haben eine gemeinsame Datenbasis (-quelle), auf die die jeweilige ODBC-Verbindung zeigt.

 

Um Gauss als schulübergreifende Ressource zu definieren, muss in einem der beiden Datenbestände der Menüpunkt „Module | MultiUser | Externe Elemente“ aufgerufen werden.

 

 

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Es öffnet sich ein Dialog, in dem externe Elemente angelegt werden, um sie später mit den entsprechenden Elementen in den Stammdaten zu verknüpfen.

 

 

Tipp: Kurzname der externen Elemente

Die Kurznamen der externen Elemente müssen nicht mit den Kurznamen der Stammdaten übereinstimmen. Wir empfehlen jedoch, alle schulübergreifenden Elemente in allen Schulen mit denselben Kurznamen zu versehen - dadurch ist es einerseits leichter, die Übersicht zu wahren, andererseits können die Hilfsfunktionen von Untis eingesetzt werden.

 

Falls die schulübergreifenden Lehrer bzw. Räume in den Stammdaten bereits definiert sind, können Sie diese über die Schaltflächen <Externe Lehrer anlegen> bzw. <Externe Räume anlegen> schnell in die Liste der externen Elemente aufnehmen.

 

 

MU_19_046

 

Wie in der Abbildung ersichtlich, führt diese Verarbeitung gleich zwei Schritte durch. Einerseits wird im Fenster „Externe Elemente“ ein neues Element mit dem Kurznamen des ausgewählten Lehrers angelegt, andererseits wird dieses auch gleich mit dem entsprechenden Element bei den Lehrer-Stammdaten der aktuellen Schule verknüpft. Dies geschieht über das Feld „Ext. Name“, in das der Kurzname des externen Elements eingefügt wird.

 

Im Beispiel wurde Lehrer „Gauss“ in der Schule „Handbuch Schule 1“ als externes Element definiert. In den Datensätzen dieser Schule ist die Arbeit nun abgeschlossen, als nächstes loggt sich der Stundenplaner der Schule „Handbuch Schule 2“ ein und öffnet das Fenster „Externe Elemente“.

 

Da „Handbuch Schule 1“ bereits einen Datensatz im Fenster „Externe Elemente“ für Lehrer Gauss eingegeben hat, scheint dieser nun auch für die Schule „Handbuch Schule 2“ auf. Es gilt nun, Gauss mit dem entsprechenden Eintrag bei den Lehrer-Stammdaten zu verknüpfen. Dies geschieht durch einen manuellen Eintrag bei den Lehrer-Stammdaten im Feld „Ext. Name“, oder - falls der Kurzname des externen Elementes mit dem Kurznamen des betreffenden Lehrers übereinstimmt - mit der Schaltfläche <In Stammdaten übertragen>.

 

Wenn externe Elemente (manuell) angelegt werden, bei denen der Kurzname nicht gleich dem Kurznamen des betreffenden Stammdaten-Elementes ist, muss auch das Feld „Ext. Name“ in den Stammdaten manuell ausgefüllt werden.

 

 

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Damit sind sämtliche Dateneingaben für das Anlegen von schulübergreifenden Ressourcen abgeschlossen. Im nächsten Schritt wird nun beschrieben, wie Sie von Untis benachrichtigt werden, falls ein externes Element von einer anderen Schule verwendet wird.