Buchungsformate

Unter <Administration> | <Buchungsformate> können Sie Buchungsformate für verschiedene Benutzergruppen definieren.

Mithilfe der Buchungsformate können Sie festlegen, welche Eingaben Benutzer für die Buchung eines Raumes oder einer Aktivität tätigen müssen.

Die Buchungsformate können Sie anschließend unter <Administration> | <Benutzergruppen> | Benutzergruppe editieren (Bleistiftsymbol) pro Benutzergruppe vergeben.

Standardmäßig sind hier bereits zwei Buchungsformate vorhanden (Default, Simple Default).

Klicken Sie auf den Button <Neu> um ein neues Buchungsformat anzulegen oder auf <Kopieren> um ein bereits bestehendes zu kopieren und anschließend zu bearbeiten (Bleistiftsymbol).

Im oberen Bereich befinden sich die Einstellungsmöglichkeiten:

Buchungsstatus bestätigt vorgeben:

Hierdurch werden die Buchungen automatisch bestätigt.

E-Mail-Benachrichtigung bei Statusänderung:

Diese Option bewirkt, dass der verantwortliche Benutzer via E-Mail benachrichtigt wird sobald ein Administrator die Buchung beispielsweise bestätigt oder ablehnt.

Bestimmungsmerkmal für Aktivität erforderlich:

Wenn dieses Häkchen aktiviert ist, muss der Benutzer bei der Buchung einer Aktivität die Art der Aktivität angeben! Beispielsweise Unterricht, Sprechstunde oder Bereitschaft.

Maximale Dauer für eine Aktivität [min]:

Hiermit können Sie festlegen wie lange eine Aktivität maximal andauern darf.

Mithilfe der Zeitbeschränkungen können Sie die Zeiten für mögliche Buchungen einschränken.

Lehrpersonen der Aktivität benachrichtigen:

Hierdurch werden beim Buchen einer neuen Aktivität die eingetragenen Lehrer automatisch benachrichtigt.

Im unteren Bereich (Allgemein) werden die Eingabemöglichkeiten vorgegeben.

Hier können Sie Felder hinzufügen oder entfernen. Felder, welche Sie hier aktivieren sind anschließend für die betroffenen Benutzer im Buchungsformular ersichtlich.

Wenn Sie beispielsweise beim Feld 'Lehrer' das Häkchen nur auf 'Anzeigen' setzen, dann sieht der Lehrer beim Buchen das Feld 'Lehrer', kann es aber nicht editieren/befüllen:

Wenn Sie zusätzlich auch 'Editierbar' aktivieren, kann der Benutzer dadurch auch einen oder mehrere Lehrer angeben:

Die zusätzliche Option 'Benutzer' bewirkt, dass der Lehrer welcher die Buchung vornimmt im Feld 'Lehrer' automatisch eingetragen wird:

Es können auch weitere Lehrer eingetragen werden.

Sie können beispielsweise auch einstellen, dass nur der Lehrer eingetragen wird, welcher die Buchung vornimmt.

Mit dieser Einstellung wird der Benutzer selbst eingetragen und kann dies auch nicht überschreiben:

Bei manchen Feldern haben Sie zusätzlich die Möglichkeit auch einen Standardwert anzugeben. Dieser Wert ist dann im Buchungsformular der betroffenen Benutzergruppe vorausgefüllt.