Das Anlegen eines Sprechtages

Mit dem Recht 'Sprechtag Verwaltung' können Sie unter <Administration> | <Sprechtage> die Überblickseite für Sprechtage aufrufen.

 Klicken Sie auf die Schaltfläche <Neu> um einen neuen Sprechtag anzulegen.

Mit der Einstellung 'Workflow' entscheiden Sie ob ein manuelles Anlegen der Gesprächstermine oder eine automatische Zuteilung der Gesprächswünsche stattfinden soll. Wählen Sie 'Terminauswahl' damit Eltern manuell ihre Gesprächstermine auswählen können. Entscheiden Sie sich für 'Optimierung' werden nur Anwesenheiten und Gesprächswünsche aufgenommen und die tatsächlichen Termine automatisch zugeteilt.

Vergeben Sie für den Sprechtag zunächst einen sprechenden Namen, z.B. '1. Sprechtag - Schuljahr 2018/19. Legen Sie dann im Abschnitt ' Datum und Uhrzeit der Sprechtagsabschnitte' ein Datum, sowie Beginn- und Endzeit fest.

Die ' Länge eines Zeitblocks in Minuten' legt fest, wie lange ein Gesprächsblock bei einem Lehrer dauert.

Legen Sie nun einen 'Anmeldezeitraum für Erziehungsberechtigte' fest : Während des Anmeldezeitraumes können die Eltern sich für Termine bei den Lehrern eintragen.

Hinweis: Zeiträume

Bitte planen Sie zwischen Ende der Anmeldephase für Eltern und dem Beginn des Sprechtages Zeit für das Drucken der Berichte ein.

Folgende Optionen sind bei den Einstellungen möglich:

'Raumauswahl durch Lehrer erlauben': Die Lehrer können, nach der Aktivierung des Sprechtages, selbständig Räume belegen.

'Abwesenheitseingabe durch Lehrer erlauben': Die Lehrer können selbständig Zeiten eingeben, zu denen Sie am Sprechtag abwesend sein werden.

'Maximale Zeitblöcke pro Schüler pro Lehrer': Manche Eltern wollen mehr Zeit bei einem Lehrer buchen, als die Standard-Terminlänge pro Gespräch bietet. Mit diesem Feld können Sie die maximale Anzahl der hintereinander buchbaren Termine limitieren.

'Maximale Zeitblöcke pro Schüler an diesem Sprechtag': Mit dieser Option beschränken Sie die maximale Terminanzahl pro Schüler. Geben Sie beispielsweise 10 Termine pro Schüler und Sprechtag vor, so kann der Erziehungsberechtigte pro Kind nicht mehr als diese 10 Termine (Blöcke) buchen.

'Maximale Zeitblöcke pro Lehrer bis Pause': Nach der hier eingetragenen Anzahl von aufeinander folgenden Terminen, wird automatisch der nächste Termin als Pause frei gelassen.

'Anzahl gesperrter Zeitblöcke zwischen zwei Terminen': Um von einem Termin zum nächsten wechseln zu können ist in der Regel eine gewisse Zeit notwendig. Dieses Feld wird dazu verwendet anzugeben, wie viel Zeit zwischen den Terminen  für einen Raumwechsel frei gelassen werden soll.

Sollten Sie sich für die Optimierung entschieden haben, sehen Sie eine zusätzliche Einstellung:

Hier können Sie zwischen 'Keine', 'Freie Zeitauswahl', 'Pro Sprechtagsabschnitt' wählen:

•Keine: Erziehungsberechtigte können keine Anwesenheitszeit wählen

•Freie Zeitauswahl: Erziehungsberechtigte können in Zeitblöcken angeben, wann sie zum Sprechtag anwesend sind.

•Pro Sprechtagsabschnitt: Abschnitte können zum Beispiel Tage sein. Mit dieser Option können Erziehungsberechtigte ihre Abwesenheiten pro ganzen Sprechtagsabschnitt angeben, z. B. den ganzen Tag.

Setzen Sie den Sprechtag zunächst noch nicht aktiv. Ist ein Sprechtag einmal aktiv gesetzt, so können gewisse Eingaben nicht mehr geändert werden und die Lehrer können auch sofort Eltern zu Gesprächen einladen: