Los datos de Untis MultiUsuario no se guardan en un archivo local sino en una base de datos (MS Access, MS SQL o MySQL). Esto permite que varias personas puedan acceder y trabajar simultáneamente con los datos. Un sistema muy detallado de derechos de uso permite limitar y concretar qué información cada usuario puede consultar o cambiar. Los empleados del secretariado, por ejemplo, pueden consultar, pero no cambiar los horarios.

Si usa Untis MultiUsuario puede gestionar varios centros desde la misma base de datos. Esta ventaja está pensada sobre todo para instituciones de enseñanza que tienen que compartir recursos como, por ejemplo, aulas, medios o profesores.