Mit dem Verteilen der Abteilungsdaten wird für jede Abteilung eine neue Stundenplandatei mit dem Namen „<name>.untis“ (<name> steht hier für den Kurznamen der Abteilung) angelegt, die folgende Daten enthält:
•Alle Klassen dieser Abteilung.
•Alle Unterrichte dieser Abteilung.
•Alle Klassen, die in den Unterrichten dieser Abteilung vorkommen.
•Alle Lehrer, Räume, Fächer, Abteilungen der Schule.
Abteilungsdateien sind im Wesentlichen ganz normale Untis-Dateien. Intern werden sie aber als Abteilungsdateien gekennzeichnet.
Tipp: Abteilungen ohne Klassen
Beim Verteilen der Abteilungsdaten sind ausschließlich die den Klassen zugewiesenen Abteilungen wichtig. Wenn Sie für Ihre Klassen im Feld „Abt.“ keine Abteilungen definiert haben, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Tragen Sie dann bitte bei jeder Klasse eine Abteilung ein und wiederholen Sie den Vorgang.
Die zum Verteilen erforderlichen Arbeitsschritte werden nun anhand eines Beispiels verdeutlicht.
1.Öffnen Sie Ihre Untis-Datei
2.Bei den Stammdaten der Klassen muss jeder Klasse die richtige Abteilung zugeordnet sein.
3.Wählen Sie als nächsten Schritt „Module | Abteilungen | Export (verteilen)“.
4.Klicken Sie auf die Schaltfläche <Alle Abteilungen exportieren>. Damit starten Sie die Ausgabe der Daten aller Abteilungen auf einmal. Nach Abschluss des Exportes wird Ihnen ein Fenster angezeigt, das angibt, wie viele Abteilungen und wie viele Klassen ausgegeben wurden.
Achtung!
Den Abteilungsdateien wird automatisch der Kurzname der jeweiligen Abteilung zugewiesen. Eventuell bereits vorhandene, gleichnamige Dateien werden ohne Rückfrage überschrieben.
Tipp: Speicherort der Abteilungsdaten ändern
Standardmäßig werden die Abteilungsdateien im Untis Programmverzeichnis abgelegt. Dies kann über „Einstellungen | Diverse | Dateiablage“ geändert werden, indem Sie dort einen Pfad für die Abteilungsdateien festlegen.
5.Die ausgegebenen Abteilungen finden Sie nun als separate Untis-Dateien im angegebenen Ordner.
