Sobald eine Absenz eingegeben wurde, sieht man im Vertretungsfenster die daraus resultierenden Vertretungen. Sie können das Vertretungsfenster entweder über das Kontextmenü (rechte Maustaste) oder über Button <Vertretungen> in der Registerkarte "Vertretungsplanung" öffnen.
Im Vertretungsfenster werden neben dem Datum und der Stunde der Vertretung auch die daran beteiligten Elemente (Fach, Klasse, Raum) dargestellt. In der Spalte "(Lehrer)" finden Sie den Lehrer, der eigentlich unterrichten hätte sollen und in der Spalte "Vertreter" den Vertreter, dem diese Vertretung zugeteilt wurde.
Außerdem können Sie einen beliebigen Vertretungstext eingeben.
Im Feld Unterschrift wird im Ausdruck von den Lehrern abgezeichnet, dass sie die Vertretung zur Kenntnis genommen haben.
Art der Vertretung
In dieser Spalte wird angezeigt, um welche Art der Vertretung es sich handelt. Diese Spalte kann nicht bearbeitet werden, sie dient ausschließlich der Information.
Vertretung
Es handelt sich um eine "normale"Vertretung , d.h. die Stunde eines absenten Lehrers wird von einem anderen Lehrer vertreten.
Betreuung
Eine Betreuung liegt dann vor, wenn ein Lehrer zusätzlich zu seinem Regelunterricht noch eine andere Klasse beaufsichtigt, deren Lehrer absent ist (siehe Kap. „Betreuungsvorschlag“)
Entfall
Unterricht, bei dem der abwesende Lehrer nicht vertreten wird, fällt aus und wird dann als Entfall bezeichnet.
Freisetzung
Eine Freisetzung ist eine Unterrichtsstunde, in der der Lehrer aufgrund der Abwesenheit einer Klasse, die er laut Regelstundenplan zu unterrichten hätte, verfügbar (freigesetzt) wird.
Raum-Vtr.
Muss für eine Unterrichtsstunde statt des ursprünglich vorgesehenen Raumes ein Ersatzraum zugeteilt werden, handelt es sich um eine Raumvertretung (siehe Kap. „Raumvertretung“).
Sondereinsatz
Unter einem Sondereinsatz wird ein spontan anfallender Unterricht verstanden, der im Planungsdialog oder direkt in einem Stundenplan eingegeben werden kann (siehe Kap. „Sondereinsatz“).
Verlegung
Dieser Eintrag zeigt an, dass eine Unterrichtsstunde von einer anderen Stunde herverlegt wurde (siehe Kap. „Stunden verlegen“).
Tausch
Ein Tausch zweier Unterrichtsstunden (siehe Kap.„Stunden tauschen“).
Lehrertausch
Ein Lehrertausch tritt dann auf, wenn ein Lehrer in einer Stunde eingesetzt wird, in der er selbst Unterricht hätte, und diese dann mit einem anderen Lehrer besetzt werden muss.
Trotz Absenz
Ein Lehrer wird zu einer Vertretung eingeteilt, obwohl er absent ist.