Zur Datenübertragung nach WebUntis öffnen Sie in Untis den Menüpunkt 'Datei | Import/Export | Untis | WebUntis' oder klicken Sie auf das Symbol in der Schnellstartleiste links oben.
Nun erscheint ein Dialog in dem Sie über die Schaltfläche <Einstellungen> die Verbindungsparameter eingeben können. Diese erhalten Sie nach Bestellung, mit der Lizenz von WebUntis.
Im Feld 'Webserver' tragen Sie bitte den Hostnamen (z.B. peleus) des Servers ein, auf dem Ihre WebUntis-Instanz läuft. Standartmässig ist die Domäne von WebUntis ".webuntis.com" (außer Sie haben Ihr System anders eingerichtet). Geben Sie im Feld 'Webserver' kein Protokoll (wie z.B. https://), keinen Port und keine Seitenbezeichnung ein. Der Port ist normalerweise 443 (außer Sie haben Ihr System anders eingerichtet).
Hinweis: http
Wenn Sie die Option http verwenden wollen, ändern Sie den Port auf 80.
Das Feld Schulname, ist das Namenskürzel Ihrer Schule in WebUntis, Benutzername und Passwort sind die Daten eines WebUntis-Benutzers mit entsprechender Berechtigung. Standardmäßig ist der Benutzer Untis in WebUntis eingerichtet. Dieser Benutzer ist der Benutzergruppe Untis zugeordnet, die nur das Recht 'Zugriff über Untis besitzt'. Es wird empfohlen das initial Passwort zu ändern! Alle notwendigen Daten zur Datenübertragung können Sie aus Ihrer WebUntis und Untis-Lizenz entnehmen.
Stammdaten
Über die Schaltfläche <Stammdaten> werden Schulbezeichnung, Schuljahr, Zeitraster, Ferien, Fächer, Klassen, Lehrer, Räume, Studenten (mit Modul Studenten-Stundenplan oder Kursplanung) und Abteilungen an WebUntis übergeben. Diese Datenübertragung ist unabhängig von einem eingestellten Zeitbereich.
Die Option 'Teilklassen zusammenfassen' wirkt sich nur aus, wenn Sie in Untis mit Klassengruppen arbeiten, wenn also der Unterricht einer realen Klasse auf mehrere logische Klassen aufgeteilt wird. Bei aktivierter Option werden solche Teilklassen zu einer Klasse für WebUntis zusammengefasst. Die Zusammenfassung richtet sich dabei nach dem Eintrag im Feld Hauptklasse.
Hinweis: Änderung der Stammdaten mitten im Schuljahr
Sollten Sie mitten im Schuljahr (nachdem Stammdaten bereits nach WebUntis übertragen wurden) Stammdaten ändern, so ändern Sie diese auch parallel dazu in WebUntis.
Welche Daten sollten in Untis beim ersten Export mindestens vorhanden sein?
Möchten Sie zum ersten Mal die Daten eines neuen Schuljahres nach WebUntis exportieren, sollten mindestens das Zeitraster, die Ferien und möglichst viele Stammdaten (Lehrkräfte, Räume, Klassen, Fächer) in Untis vorhanden sein.
Sollten diese durch den Import aus einem Schulverwaltungsprogramm in Untis angelegt worden sein, empfiehlt es sich die Bezeichnungen möglichst unverändert zu lassen, um inkonsistente Daten zwischen Untis und WebUntis zu vermeiden.
Halten Sie für Einzelheiten bitte Rücksprache mit Ihrem lokalen Support-Partner.
Der Stundenplan muss nicht zwingend fertiggestellt sein.
Was muss ich bei einem Export während des laufenden Schuljahres beachten?
Der Export nach WebUntis lässt sich grundsätzlich in drei Rubriken unterteilen:
•Stammdaten
•Unterrichtsdaten
•Vertretungsdaten
Solange keine Stammdaten geändert werden, reicht es die Stammdaten einmal pro Beginn des Schuljahres zu übertragen. Dieser Export kann aber gefahrlos wiederholt werden. Bitte beachten Sie, dass in WebUntis nur Stammdatenelemente geändert oder neu angelegt, aber nicht gelöscht werden.
Unterricht
Über die Schaltfläche <Unterricht> werden Unterricht und Stundenplan (also zeitlich verplanter Unterricht) und, falls vorhanden, Vertretungsdaten nach WebUntis übertragen. Die Übertragung beginnt mit dem Datum, das links neben der Schaltfläche angezeigt wird.
Die allererste Übertragung von Unterricht sollten Sie mit Schulbeginn ausführen. Wenn das Schuljahr schon begonnen hat, klicken Sie die Option 'Startdatum' an und wählen Sie 'Schulbeginn'. Mit dem Startdatum können Sie jederzeit das Standard-Startdatum für Unterrichts- und Vertretungs-Übertragungen überschreiben.
Sie müssen den Unterricht nur dann übertragen, wenn der Unterricht und/oder der Stundenplan in Untis geändert wurde.
Beim Unterrichtstransfer findet in WebUntis eine echte Synchronisation statt. Es wird also nicht nur Unterricht neu angelegt, sondern - wenn notwendig - auch gelöscht. Der Unterrichtstransfer sollte daher immer mit dem spätestmöglichen Transferdatum (in der Regel das Datum, ab dem der neue Stundenplan gilt) ausgeführt werden, damit möglichst wenige Daten in WebUntis davon betroffen sind.
Da Änderungen am Unterricht möglichst mit dem Anlegen von Perioden umgesetzt werden sollten, sind die Unterrichtsdaten im Optimalfall zum Beginn der neuen Periode zu exportieren.
Achtung!
Sollte es Umstände geben, die dazu führen, dass Sie Unterrichtsdaten rückwirkend übertragen wollen, halten Sie vorher unbedingt Rücksprache mit Ihrem Support. Vor allem in Verbindung mit dem WebUntis Klassenbuchmodul kann es hier sonst zum Verlust von Daten kommen.
Vertretungen
Schließlich können Sie noch über die Schaltfläche <Vertretungen> die Vertretungen übertragen. Der Vertretungstransfer muss in den meisten Fällen täglich mindestens einmal aufgerufen werden.
Der Datentransfer nach WebUntis läuft direkt über das https-Protokoll von Untis nach WebUntis. Der eigentliche Datenimport findet dabei asynchron statt, d.h. sobald alle Daten am Server empfangen wurden, wird die Verbindung zwischen Untis und WebUntis getrennt und WebUntis schreibt erst dann die Daten in die Datenbank.
Untis kann daher nur Übertragungsfehler, aber keine Importfehler melden. Eventuelle Importfehler werden an die in WebUntis unter <Administration> | <Einstellungen> eingetragene 'E-Mail-Adresse Stundenplaner' gesendet.
Hinweis: Zeitpunkt der Datenaktualisierung
Beim Stundenplan in WebUntis wird der Zeitpunkt der letzten Datenaktualisierung durch Untis links unter dem Stundenplan angezeigt.