Liebe Stundenplaner*innen,

mit diesem Beitrag möchten wir Ihnen einen Überblick darüber geben, wie die einzelnen Spalten und Ausdrucke im Bereich der Untis Wertrechnung zu betrachten sind.

Wir gehen bei diesen Betrachtungen von der Untis-Version 2020.4.0 aus.

In Zukunft folgende Releases oder Untis-Versionen können weitere Änderungen der Wertrechnung beinhalten. Diese dokumentieren wir u.a. hier in diesem Blog.

Diese Handreichung soll nicht das Modul-Handbuch zur Untis-Wertrechnung ersetzen, sondern vielmehr einige wichtige Best-practice-Hinweise zur effizienten Benutzung des Moduls in Niedersachsen geben.

Alle Beispiele in diesem Papier beziehen sich auf das niedersächsische Schuljahr 2019/2020 (15.08.2019 – 15.07.2020; Beginn 2. Halbjahr 03.02.2020).

1. Grundeinstellungen

Bitte nehmen Sie in Untis folgende Einstellungen vor:

a. Einstellungen – Schuldaten – Allgemeines:

Als Bundesland ist Niedersachsen ausgewählt.

Als Schuljahresdaten sind der erste und der letzte Schultag sowie der Beginn des 2. Halbjahres eingetragen (15.08.2019 Schuljahresbeginn; 15.07.2020 Schuljahresende; 03.02.2020 Beginn 2. Semester).

b. Einstellungen – Diverses – Wertrechnung:

Option „Nur Schultage rechnen“ gesetzt. Damit zählen die Wochen zur Wertrechnung, in denen sich mindestens ein aktiver Schultag befindet.

c. Einstellungen – Ferien:

Die Feriendaten sind mittels einer von uns bereit gestellten Importdatei importiert worden. Dies stellt sicher, dass die Ferien „wertrechnungs-kompatibel“ eingetragen sind.

Grundsätzlich ist es von zentraler Bedeutung, dass alle Perioden an einem Montag beginnen!

2. Wertrechnung bei der Unterrichts- und Einsatzplanung vor Schuljahresbeginn

Im Stadium der Unterrichts- und Einsatzplanung sind natürlich noch keine Perioden angelegt. Dies führt dazu, dass es keine unterschiedliche Betrachtung von Perioden-, Halbjahres- oder Jahreswerten geben kann.

Die Unterrichte müssen nicht zwingend verplant sein.

Wir empfehlen, Unterrichtsgruppen zur Planung von Unterrichten im A-/B-Wochen-Format sowie für Blockunterrichte an beruflichen Schulen zu verwenden.

Für halbjährlich stattfindende Unterrichte empfehlen wir hingegen die Verwendung der Befristungen.

Hierzu wird das Untis-Modul „Mehrwochenstundenplan“ benötigt.

Wenn alle Unterrichte (auch solche, die erst im 2. Halbjahr erteilt werden) bereits vor dem Schuljahr angelegt werden, sind sie später auch in allen Perioden mit dem jeweils richtigen Periodenwert sichtbar.

Die Option, bei den Unterrichtsgruppen einen eigenen Faktor zu setzen, führt später in der Ansicht „Lehrer – Unterricht“ zu Unterrichtswerten, die zwar mathematisch-logisch richtig sind, die jedoch – je nach Situation – keine planerische Verwendbarkeit haben.

Die maßgeblichen Unterrichtswerte liefert dabei die Spalte „Wert=“; NICHT die Spalte „Wst“.

Wir schlagen vor, die Spalte „Wert=“ im Seitenlayout mit dem Stift-Werkzeug in „Periodenwert“ umzubenennen.

Wenn die beschriebenen Punkte beachtet werden, ergibt sich eine nachvollziehbare Übersicht der Unterrichte und deren Werte für eine Lehrkraft im gesamten Schuljahr.

3. Wertrechnung während des laufenden Schuljahres (erste neue Periode z.B. nach den Herbstferien)

Wenn nach einigen Wochen des Schuljahres die erste neue Periode eingeführt wird, ändert sich nun die bisher bekannte Betrachtungsweise.

Nehmen wir an, die erste neue Periode des Schuljahres beginne am 21.10.2019, also nach den Herbstferien.

In dieser Periode zeigt Untis in der Spalte „Wert=“ für einen auf das erste Halbjahr befristeten, 2-stündigen Unterricht einen Wert von 0,74 Stunden an. Dieser Wert wirft Fragen auf.

Es handelt sich ganz ausdrücklich um den Periodenwert des Unterrichtes.

Untis geht hier davon aus, dass das Restschuljahr ab Periodenbeginn (die zweite Periode ist derzeit ja auch die letzte!) 35 „aktive“ Schulwochen hat. Der Unterricht findet ab dem 21.10. bis zum Ende des 1. Halbjahres statt, also für 13 Wochen.

Der Periodenwert des Unterrichtes ist somit 2 Wochenstunden x 13 Halbjahreswochen/35 Schuljahreswochen = 0,74 Werteinheiten.

Dieser Wert mag zwar mathematisch richtig sein, er ist zu diesem Zeitpunkt für die Planung oder für eine Kollege*innen-Information nicht brauchbar.

Die Spalte „Jahresmittelwert des Unterrichts“ (die sich erst aktivieren lässt, wenn es mindestens eine neue Periode gibt) übernimmt ab sofort die Information, wie viele Werteinheiten ein Unterricht mit Blick auf das komplette Schuljahr wert ist.

Im genannten Beispiel sind dies 0,98 Werteinheiten, da im Schuljahr 2019/20 das 1. Halbjahr eine Woche kürzer ist als das zweite (2 Wochenstunden * 21 Halbjahres-Wochen / 43 Schuljahreswochen * = 0,98 Werteinheiten). 

Hier schlagen wir vor, in Lehrer | Unterricht die Spalte „Jahresmittelwert des Unterrichts“ zu verwenden und im Seitenlayout mit dem Stift-Werkzeug in „Unterrichtswert“ umzubenennen.

4. Wertrechnung während des laufenden Schuljahres (mind. 3 vorhandene Perioden)

Nach dem Einfügen einer dritten Periode (die in unserer Betrachtung mit dem 03.02.2020 beginnt), ändert sich die Betrachtungsweise erneut geringfügig.

Der schon zitierte Beispiel-Unterricht, der mit zwei Wochenstunden für das erste Halbjahr angelegt wurde, wird nun in den ersten beiden Perioden, die beide im 1. Halbjahr liegen, mit dem Periodenwert? 2 angegeben. Der Periodenwert ist über die Spalte „Wert=“ abzulesen

In der dritten Periode ist der Periodenwert aber 0, da der Unterricht hier nicht mehr stattfindet.

Die Spalte „Jahresmittelwert des Unterrichts“ zeigt unverändert den Wert 0,98 (Beispiel-Rechnung s.o.) an und sorgt somit für die auf das Gesamtschuljahr bezogene Werteinformation.

Um Irritationen zu vermeiden, sollte nur die Spalte „Jahresmittelwert“ angezeigt werden; die Spalte „Wert=“ verliert hier in der Abrechnungsübersicht aufgrund ihres Periodenbezugs an Aussagekraft.  

5. Betrachtung der Schulhalbjahre: Kalendarisch genau oder 1:1?

Untis geht u. a. bei der Ermittlung des Jahresmittelwerte der Unterrichte IMMER von einer kalendarisch genauen Betrachtung der Halbjahre aus. Das erklärt bei einem zweistündigen epochalen Unterricht einen Jahresmittelwert von 0,98 für das 1. Halbjahr bzw. von 1,02 für das 2. Halbjahr des Schuljahres 2019/20.

Das 1. Halbjahr des Schuljahres 2019/20 umfasst 22 Wochen, das 2. Halbjahr jedoch nur 21 Wochen.

Die Berechnung hier lautet für das 1. Halbjahr:

2 Wochenstunden X (21 Halbjahreswochen / 43 Schuljahreswochen) = 0,98 Stunden Jahresmittel

Untis bietet (nur) für Niedersachsen auch die Möglichkeit, auf die Halbjahre gemittelte Werte für Soll, Ist und Ist-Soll auszugeben. Dafür ist die Eingabe des Beginns des zweiten Halbjahres (Semesters) bei der Eingabe des Schuljahres erforderlich (s.o.).

Für einen auf das 1. Halbjahr befristeten Unterricht, der in allen Perioden des 1. Halbjahres mit 2 Wochenstunden geplant wurde, wird ein Halbjahres-Mittelwert von 2 Stunden gerechnet.

Analog würde dies bei einem auf das 2. Halbjahr befristeten Unterricht geschehen.

In diesem Bereich betrachtet Untis beide Semester getrennt voneinander, was dazu führt, dass ein im ganzen Semester vorhandener Unterricht auch mit voller Stundenzahl ins Semestermittel eingeht.

Hierbei spielt die Semesterlänge keine Rolle. 

Ein z.B. bei den Unterrichtsgruppen gesetzter Faktor 0,5 wäre hier also ohnehin wirkungslos. 

Dieses „Ist-Soll Mittel“ ist nun aber NICHT das arithmetische Mittel aus „Ist-Soll 1. Sem.“ und „Ist-Soll 2. Sem.“! Vielmehr wird hier wieder die tatsächliche Halbjahreslänge zur Berechnung herangezogen, sodass ein Wert aus einem längeren ersten Halbjahr ein höheres Gewicht hat als ein Wert aus dem kürzeren zweiten Halbjahr. 

Möglichkeiten der Gleichbetrachtung von erstem und zweitem Schulhalbjahr

Viele (vor allem allgemeinbildende) Schulen möchten Unterrichte in beiden Halbjahren gleichwertig betrachten.

So soll ein zweistündiger Unterricht des ersten Halbjahres genauso mit einer Werteinheit in die Jahresrechnung einfließen wie ein zweistündiger Unterricht des zweiten Halbjahres.

Die (vermeintlich) schlechte Nachricht an dieser Stelle lautet: Es gibt in Untis (Stand heute) keine Option, mit der die Gleichbewertung der Halbjahre global voreingestellt werden kann.

Trotzdem gibt es (auch jenseits der bisher häufig dazu genutzten Faktorisierung der Unterrichtsgruppen) natürlich Optionen, die kalendarisch genauen Werte zu glätten.

Option 1: Faktorisierung der Unterrichtsgruppen:

Wie beschrieben können bei den Unterrichtsgruppen Faktoren hinterlegt werden, um die Bewertung von Unterrichten zu beeinflussen.

Es ist zu beachten, dass der Faktor einer Unterrichtsgruppe andere Faktoren desselben Unterrichts (z.B. aus einer zusätzlichen Befristung) überschreibt und unwirksam macht.

Option 2: Rundung

Setzen Sie in Einstellungen – Diverses – Wertrechnung die Anzahl der Dezimalstellen auf 1.

Untis rundet die Werte dann entsprechend, so dass z.B. aus 0.98 oder 1,02 jeweils eine 1 wird.

Option 3: Anpassung der Werte

Die Spalte „Wert bzw. Faktor“ (Achtung: NICHT „Wert=“ !!) im Fenster „Lehrer – Unterricht“ dient dazu, von Untis errechnete Unterrichtswerte manuell zu ändern.

Wird hier bei einem 2-stündigen Unterricht „=1“ eingetragen, ändert sich der Unterrichtswert in den Spalten „Wert=“ und „Jahresmittel“ auf 1.

Die Verwendung des Gleichheitszeichens ist hierbei zentral wichtig; andere Operatoren (u.a. *) führen zu falschen Ergebnissen.

Mit einem entsprechenden Eintrag in der Wert-Spalte lassen sich die Unterrichtswerte rasch auf die gewünschte Weise anpassen. 

6. Berichte und Auswertungen

Untis bietet verschiedene Optionen, die Abrechnung der Kolleg*innen zu unterschiedlichen Zeitpunkten des Schuljahres auszugeben.

Option 1: Lehrer – Stammdaten 

Über Lehrer – Stammdaten lassen sich zusammengefasst Informationen zu

a) Periodenwerten (Soll, Ist, Ist-Soll),

b) Halbjahreswerten (Soll Mittel, Ist Mittel, Ist-Soll Mittel jeweils für 1. & 2. Semester) sowie

c) Schuljahreswerte (Jahresmittelwert und Ist-Soll Jahresmittel)

ausgeben.

Optional lassen sich in einer solchen Stammdatenansicht noch Werte aus der Vertretungsplanung (u.a. Entfälle, Vertretungen, Jahreszähler) hinzufügen.

Die Stammdatenansicht ist nach unserer Auffassung eher als Übersicht für Planer*innen, denn als Kolleg*innen-Information zu verwenden.

Option 2: Lehrer – Unterricht

Die Druckausgabe des Fensters Lehrer – Unterricht lässt sich in entsprechender Formatierung sehr schön als „Kontoauszug“ für Kolleg*innen verwenden.

Beachten Sie dabei, dass je nach Situation die Spalten „Wert=“ oder „Jahresmittel“ verwendet werden. Um die größtmögliche Eindeutigkeit zu schaffen, sollten diese Spalten sinnfällig umbenannt werden (Vorschläge s.o.).

Ebenfalls muss entschieden werden, ob sowohl die Bilanz-Zeile für „Wert=“ als auch die Bilanz-Zeile für den Jahresmittelwert eingeblendet werden sollen oder nur eine der beiden Zeilen.

Option 3: Wochenwerte – Unterricht/Werte

Die Druckausgabe der Wochenwerte haben wir bisher nicht zur Kolleg*innen-Information empfohlen, weil die Vielfältigkeit der Informationen zu einer recht komplexen Ansicht führt.

Wenn es jedoch um die differenzierte Darstellung von Perioden-, Halbjahres- und Jahreswerten geht, sind die Wochenwerte sehr geeignet.

Die Ansicht Unterricht/Werte stellt die Unterrichtswerte der geplanten Unterrichte dar. Es werden alle angelegten Unterrichte in die Rechnung einbezogen, unabhängig davon, ob sie bereits verplant wurden.

Somit spielen auch kalendarische Besonderheiten in dieser Ansicht keine Rolle. Eine erste Schuljahreswoche (die in Niedersachsen nur zwei Tage hat) wird gleich betrachtet wie eine vollständige Woche. 

Option 4: Wochenwerte – Stundenplan/Werte

Die Ansicht Stundenplan/Werte stellt die Unterrichtswerte der verplanten Unterrichte dar. Die Unterrichte werden gemäß ihrer Verplanung in die Rechnung aufgenommen.

Somit weicht die erste (niedersächsische) Schuljahreswoche in der Bewertung von vollständigen Wochen ab.

Das Soll und die Anrechnungen werden gemäß der tatsächlichen Wochenlänge herunterskaliert (Beispiel: 2 WSt. Anrechnungen * 2/5 Tage = 0,8 WSt.). Als Ist werden die in einer verkürzten Woche tatsächlich stattfindenden Unterrichte gesetzt. Auf dieser Grundlage wird das Ist-Soll gerechnet. 

Option 5: Wochenwerte – Abrechnung

Die Ansicht Abrechnung stellt erneut die Ansicht Stundenplan/Werte dar, fügt dieser die Vertretungswerte hinzu.

Damit ist diese Ansicht derzeit die einzige Ansicht, in der Stundenplan- und Vertretungswerte gemeinsam dargestellt werden.

Hier wird auch (einmalig in Untis) das Ist-Soll (als Bilanz der Stundenplanung) mit dem Zähler (Bilanz der Vertretungsplanung) verrechnet (Spalte „Ist-Soll+Zähler“).

Die niedersächsischen Schulen können bzw. müssen sich entscheiden, ob zur Bilanzierung die Ansicht Unterricht/Werte oder die Ansicht Stundenplan/Werte herangezogen werden soll.

Damit diese Entscheidung vollständig möglich ist, befindet sich eine weitere Abrechnungs-Ansicht, welche die Unterricht/Werte mit den Vertretungswerten kombiniert, für zukünftige Untis-Versionen in Vorbereitung.

Zusatzoption „Restwochen-Soll“

Die Ansicht Unterricht/Werte bietet in der Druckausgabe die Zusatzoption, für Kolleg*innen zu berechnen, welches Wochensoll im verbleibenden Schuljahr noch zu leisten ist, damit am Schuljahresende das Ist-Soll ausgeglichen (also =0) ist.

Da der Wert des Restwochen-Solls von der Länge des verbleibenden Schuljahres abhängig ist, ist die entsprechende Spalte in der Druckansicht nur dann zu sehen, wenn der Ausgabezeitraum über „Von-Bis“ gewählt wird und nicht das gesamte Schuljahr umfasst. 

Ein im Sinne des Restwochen-Solls „sinnvoller“ Zeitraum könnte z. B. der 15.08.2019 – 31.01.2020 sein. Das Restwochen-Soll bezieht sich dann auf das zweite Halbjahr.

Vorbehalt: Die Formel, mit der das Restwochen-Soll ermittelt wird, befindet sich derzeit in der Überarbeitung. Ausgegebene Werte können also nur als Anhaltspunkte gesehen werden. 

Wir hoffen, Ihnen mit diesen Hinweisen einen Vorschlag zur praxisnahen Nutzung des Moduls Wertrechnung in UNTIS gegeben zu haben.

Für konstruktives Feedback dazu sind wir jederzeit dankbar!

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