Praktische Tipps & Tricks für den Schulalltag

So nutzen Sie Abwesenheitsgründe im digitalen Klassenbuch von Untis optimal!

Das digitale Klassenbuch von Untis bietet zahlreiche Funktionen, die den Schulalltag einfacher, transparenter und effizienter gestalten.
Ein besonders hilfreiches Feature sind die Abwesenheitsgründe – sie sorgen nicht nur für eine saubere Dokumentation, sondern ermöglichen auch eine automatisierte Kommunikation mit Eltern und Erziehungsberechtigten.

Erfahren Sie in diesem Tipp, wie Sie mit wenigen Klicks Zeit sparen, Fehler vermeiden und den Informationsfluss zwischen Schule und Elternhaus verbessern können.

1. Automatische Elternbenachrichtigung bei Abwesenheit

Fehlt ein*e Schüler*in ohne Entschuldigung, kann über den hinterlegten Abwesenheitsgrund automatisch eine Benachrichtigung an die Eltern versendet werden – ganz ohne manuelles Eingreifen durch Lehrkräfte oder das Sekretariat. So werden Eltern sofort informiert, und Sie sparen wertvolle Zeit im Schulalltag.

Tipp: Wenn ein Kind später doch im Unterricht erscheint, kann der Abwesenheitsgrund angepasst werden. Auch hier informiert das System die Eltern automatisch, dass ihr Kind nun anwesend ist.

Dafür benötigen Sie zwei Abwesenheitsgründe:

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  1. „Fehlt aus unbekanntem Grund“
    • Wird verwendet, wenn Schüler:innen unabgemeldet fehlen.
    • Setzen Sie beim Anlegen dieses Grundes das Häkchen „automatische Benachrichtigung der Erziehungsberechtigten“.

    • Hinterlegen Sie direkt den passenden Nachrichtentext für die Eltern.

       

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  2. „Verspätet eingetroffen“

  • Dieser Grund informiert die Eltern automatisch, dass ihr Kind mittlerweile im Unterricht angekommen ist.
  • Passen Sie den Nachrichtentext entsprechend an, um Missverständnisse zu vermeiden.
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2. Korrektur fehlerhafter Abwesenheiten leicht gemacht

Auch in der digitalen Welt passieren Fehler. Wird eine Abwesenheit versehentlich falsch eingetragen, können Lehrkräfte sie aus Gründen der Revisionssicherheit nur für eine begrenzte Zeit selbst löschen. Danach ist nur noch ein Administrator dazu berechtigt – was zusätzlichen Aufwand bedeutet.

Unser Tipp: Legen Sie einen speziellen Abwesenheitsgrund „löschen“ an!
Wenn Lehrkräfte diesen Grund eintragen, wird die Abwesenheit nicht mehr zu den Fehlzeiten gezählt, und die Statistik stimmt sofort wieder.

Der Administrator kann später gezielt nach allen Einträgen mit dem Grund „löschen“ filtern und diese gesammelt entfernen – schnell, einfach und sauber dokumentiert.

Ihr Mehrwert auf einen Blick

  • Automatische Elternkommunikation spart Zeit und reduziert Rückfragen
  • Korrekte Fehlzeitenstatistik durch klar definierte Abwesenheitsgründe
  • Weniger Verwaltungsaufwand für Lehrkräfte und Administrator:innen
  • Mehr Transparenz und Vertrauen im Austausch mit Eltern

Fazit

Mit clever eingerichteten Abwesenheitsgründen holen Sie das Maximum aus dem digitalen Klassenbuch von Untis heraus.
So läuft die Kommunikation mit Eltern reibungslos, der Schulalltag wird effizienter – und Sie behalten immer den Überblick.